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MS EXCEL NOTES



MICROSOFT EXCEL

MS-Excel esa fdlh Hkh izdkj dk Numerical, Calculation ;k fdlh Hkh Information dks Table Foramt esa rS;kj djus dk dk;Z fd;k tk ldrk gSA
Note : MS-Excel dh File dk Extension .XLS gksrk gSA
Workbook : MS-Excel esa rS;kj dh xbZ File dks Workbook dgrs gSA Workbook dbZ Worksheet dk lewg gksrh Gsa

1.     Organization of Workbook :
2.   More than 255 Worksheet (Spredsheet)
3.   256 Columns & 65536 Rows
4.   65536 * 256 = 16777216 Cells

·       Title Bar : ;g ckj EXCEL Window ds lcls mij fLFkr gksrh gSA bl ckj ds cka;h vksj EXCEL esa [kqys Document dk uke iznf”kZr gksrk gSA rFkk nka;h vksj Minimize, Restore or Close Button fLFkr gksrs gSA
·       Menu Bar : ;g ckj Title Bar ds fcYdqy uhps fLFkr gksrh gSA bl ckj esa 9 Menu gksrs gSA EXCEL esa dke vkus okys lHkh Command bUgh Menu esa fLFkr gksrs gSA izR;sd Menu Mouse }kjk Click djus ij vius lHkh fodYi iznf”kZr djrk gSA
·       Tool Bar : MS-EXCEL esa cgqr vf/kd dke esa vkus okys dek.M dks vyx ls Tool Bar esa fofHkUu Icons ds ek/;e ls n”kkZ;k x;k gSA Menu Bar ds Bhd uhps nks Tool Bar fLFkr gksrh gSA
·       Standard Tool Bar : blesa File [kksyus] Save djus] Cut, Copy, Paste, Zoom, vkfn Command dsk Icons ds :Ik esa n”kkZ;k x;k gSA
·       Formatting Tools Bar : tks Text ns[kus esa ftruk vPNk gksxk mruk gh izHkkoh Hkh gksxkA Formatting ls lEcfU/kr lHkh Icons tSls Text dk vkdkj] izdkj] jax] izdqfr] Alignment vkfn lHkh Formatting Tool Bar esa miyC/k gksrs gSA MS-EXCEL esa bl Tool Bar dk mi;ksx lcls T;knk gksrk gSA

·       Rulers : ;g Page ds Top,Bottom, Right, Left,Margins dks Display djrk gSA ;g Tab dh eki dks Hkh Set djus esa Hkh lgk;d gSA vko”;drkuqlkj bap o feyh ehVj esa Set fd;k tk ldrk gSA
·       Formula Bar :  bl ckj ds nks Hkkx gksrs gSA igyk Hkkx cell dh Location dks n”kkZrk gSA vkSj nwljk Hkkx fdlh Hkh Cell esa fy[kh xbZ Value o Formulas dks ns[kus ds fy, dke vkrk gSA
·       Status Bar : EXCEL Window esa lcls uhps fLFkr gksrh gSaA ;g Current Page No., Total Page No., Caps Lock, Num Lock vkfn dks n”kkZrh gSA

STANDARD TOOL BAR
·        New  (Ctrl + N)                      :       To Creat a New File.
·        Open (Ctrl + O)                      :       To Open a Existing File.
·        Save (Ctrl + S)                       :       To Save The Current File.
·        Print (Ctrl + P)                       :       To Print The Current File.
·        Print Preview (Ctrl + F2)        :       To Previewing The Current File.
·   Spelling & Grammer (F7)      :       To Check the Spelling & Grammer  Mistake.
·        Cut (Ctrl + X)                                :       To Cut The Selected Text.
·        Copy (Ctrl + C)                       :       To Copy The Selected Text.
·        Paste (Ctrl + V)                      :       To Paste the text from Clipboard.
·        Format Painter (Ctrl+Shift+c)        :       To Copy the Fornating.
·        Undo (Ctrl + Z)                      :       To Cancal the Last Command.
·        Redo (Ctrl + Y)                      :       To Cancal the Undo Command.
·        Insert Hyperlink (Ctrl+K)       :       To Insert a Hyperlink.
·        Table & Border                      :       To Insert a table in currentdocument.
·        Insert Table                         :       To Insert a table in current document.
·        Insert Excle Spread Sheet Columns :      To format text in Multiple Columns.
·        Drawing Tool Bar                   :       To Bring up drawing tool bar.
·        Show/Hide                            :       To Show/hide Non Printing Marks.
·        Zoom                                    :       Control the document Magnification.
·        Office Assitant (F1)              :       To Bring up the Office Assistant for help.      

®
Move Cursor to one character Right.
¬
Move Cursor to one character Left
­
Move Cursor to one Line Up
¯
Move Cursor to one Line Down
CTRL + ®
Move Cursor to one EXCEL Right
CTRL + ¬
Move Cursor to one EXCEL Left
HOME
Move Cursor to First Character of Line
END
Move Cursor to Last Character of line
PAGE UP
Move Cursor to One Screen up
PAGE DOWN
Move Cursor to One Screen Down
Ctrl + Home
Move Cursor to  First Character of the First Line
Ctrl + End
Move Cursor to Last Character of the First Line














FILE MENU
§      New : bl  Command dh lgk;rk ls ge u;h  File [kksy ldrs gSA bldh Shortcut Key Ctrl + N gksrh gSA
§      Open : bl  Command dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh iwoZ esa Save dh xbZ File  dks Ope fd;k tk ldrk gSA bl Command ij Click djus ij ,d Dailog Box iznf”kZr gksxkA ftlesa lacaf/kr  File Name nsuk gksrk gS] tks dh Open djuh gSA
§      Save : bl  Command dk mi;ksx fdlh Hkh File dks  Save djus ds fy, fd;k  tkrk gSA rFkk igys ls Save File esa vfrfjDr Text tksMus ds fy, Save dk mi;ksx fd;k tkrk gSA
§      Save As : bl  Command dh lgk;rk ls ge Active File dh Duplicate Copy cukus ds fy, fd;k tkrk gSA
§      Save Workspace:  Excel esa tc dHkh dHkh fdlh fo”ks’k ds fy, gessa ,d ls T;knk File dh t:jr gksrh gSA ,slh fLFkrh esa ml dk;Z fo”ks’k dks djus ds fy, gesa iqu% ml File dks [kksyuk o [kkstuk gksrk gSA blls cpus ds fy, bl Option dks dke esa fy;k tkrk gSA;fn geus fiNys dk;Z ds le; bu Files dks Workspace dj fn;k gSa rks Open  }kjk bl  Workbspace File ftldk Extention .XLW gksrk gSA Workspace ds [kqyus ij os lHkh Files [kqy tkrh gSA ftldh gesa bl dk;Z fo”ks’k dks djus ds fy, t:jr gksrh gSA
§      Close : Current Document dks Close djus ds fy, bldk iz;ksx fd;k tkrk gSA
§      Print Preview : bl  Command dh lgk;rk ls ge vius }kjk fd;s x;s dk;Z dks Print djus ls igys ns[k ldrs gSA fd og Print ds ckn dSlk utj vk,sxkA
§      Page Setup : bl  Command dh lgk;rk ls Paper Size, Orientation, Margins vkfn dks Set fd;k tk ldrk gSA
§      Print Area : bl  Option dh lgk;rk ls ge File ds fdlh Hkh fgLls dk Print Area ds :Ik esa lsV djds mldk Print fy;k tk ldrk gSA rFkk vko”;drk iMus ij mls Clear Hkh fd;k tk ldrk gSA
§      Print : bl  Command dh lgk;rk ls ge File ds Matter dks Print fd;k tk ldrk gSA blds fofHkUu Option -  All Pages, Page From_to_, No. of Copies vkfn dks Set fd;k tk ldrk gSA
§       1,2,3,4: Last 4 Files ftudk mi;ksx fd;k x;k gSSA muds uke fy[ks gksrs gSAftu ij  Click djds mu Files dks Open fd;k tk ldrk gSA (Recent Used File Name).
§       Exit : bl  Command dh lgk;rk ls MS-EXCEL Programme dks cUn fd;k tk ldrk gSA

·       Note : Page dks mij&uhps] nka;s&cka;s ns[kus ds fy, Key Board dk Hkh iz;ksx fd;k tk ldrk gSA

EDIT MENU
·       Undo : iwoZ esa fn;s x;s Command dks Cancel djus vFkkZr~ Last Work dks Cancel djus dk dke djrk gSA
·       Redo : iwoZ esa fn;s x;s Command dks iqu% ykus ds fy, dke vkrk gSA
·        Cut : ;g Command Select fd;s gq, Text dks Delete djds Clipboard esa Hkst nsrk gSA ftls Paste Option dh lgk;rk ls iqu% izkIr dj fdlh nwljh txg mi;ksx esa yk ldrs gSA
·       Copy : ;g Command Select fd;s gq, Text dks Copy djds Clipboard esa Hkst nsrk gSA ftls Paste Option dh lgk;rk ls iqu% izkIr dj fdlh nwljh txg mi;ksx esa yk ldrs gSA
·      Paste : bl  Command dh }kjk tks Text Clipboard esa gSA mls Cursor Position ij Paste fd;k tk ldrk gSA
·      Paste : bl  Command dh }kjk ge Copy fd;s x;s Matter esa ls Format & Value dks vyx vyx Paste dj ldrs gSA
·      Fill : bl  Command dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Cell esa fy[kh Value dks Top, Bottom, Left & Right pkjksa rjQ dqN  Sub Option dh lgk;rk ls Fill djok ldrs gSA
·      Clear : bl  Command }kjk Selected Text dks  Delete ;k Clear fd;k tk ldrk gSA
·      Delete : bl  Command dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Cell, Entire Row & Entire Column dks Delete dj ldrs gSA
·      Delete Sheet: bl  Command dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Worksheet dks Delete dj ldrs gSA
·      Select All : bl  Command dh lgk;rk ls ge Complete File dks ,d lkFk Select dj ldrs gSA
·      Move or Copy Sheet : bl  Command dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Active Worksheet vkxs&ihNs  Move rFkk mldh Copy dj ldrs gSA
·      Find : bl  Command dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh File esa fdlh Hkh EXCEL dks Find dj ldrs gSA
·      Replace : bl  Command dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh File esa fdlh Hkh EXCEL dks fdlh nwljs “kCn ds lkFk Replace dj ldrs gSA
·      Go To : bl  Command dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Page ij vius Cursor dks Move dj ldrs gSaA

VIEW MENU
§       Noramal : Normal View esa Page Horizontal Rular ds lkFk gksrk gSA o Page ds End esa vFkkZr~ nks Page dks Page Break Line ls iznf”kZr djrk gSaA
§       Page Break Preview : bl  Option dh lgk;rk ls ge Excel esa r; fd;s x;s Page Size ds vuqlkj Worksheet ds ftrus Hkkx dk Print ,d Page ij izkIr fd;k tk ldrk gSA og Page Divide gksdj Screen ij iznf”kZr gksrk gSA
§       Toolbars : bl Option esa lHkh Toolbars dsk iznf”kZr fd;k tkrk gSA vko”;drkuqlkj ge mUgsa Hide o Show dj ldrs Gsa
·       Generaly rhu Toolbars dks On j[kk tkrk gSA
1.     Standard Toolbar
2.Formatting Toolbar
3.Drawing Toolbar
·       Status Bar : bldh lgk;rk ls ge Status Bar dks Hide & Show dj ldrs gSA
·       Formula Bar : bldh lgk;rk ls ge Formula Bar dks Hide & Show dj ldrs gSA
·       Rular : bldh lgk;rk ls ge Horizontal & Vertical Rular dks Hide o Show dj ldrs gSA
·       Header & Footer : Page ds lkFk Header & Footer Set djus ds fy, bldk iz;ksx fd;k tkrk gSA Header ges”kk fdlh Hkh Page ds Top esa iznf”kZr gksrs gSA rFkk Footer ges”kk fdlh Hkh Page ds Bottom esa iznf”kZr gksrs gSA Header & Footer ge 1 Page ij yxkrs gSA vkSj ;g vius vki gj Page ij iznf”kZr gksrs gSA
·       Comments : fdlh Hkh Page ij yxk;s x,s Comments dks ns[kus o muesa fdlh Hkh izdkj dk ifjorZu djus ds fy, bldk mi;ksx fd;k tkrk gSA
·       Full Screen : fdlh Hkh Page dks Full Screen esa ns[kus ds fy, bldk mi;ksx fd;k tkrk gSA
·       Zoomfdlh Hkh Page dks Zoom ¼cMk½ djds ns[kus ds fy, bldk mi;ksx fd;k tkrk gSA

INSERT MENU
·       Cell : bl  Option dk mi;ksx fdlh Hkh Worksheet esa u;k Cell, Row & Column Insert djus ds fy, fd;k tkrk gSA
·       Row : bl  Option dk mi;ksx fdlh Hkh Worksheet esa u;h Row Insert djus ds fy, fd;k tkrk gSA
·       Column : bl  Option dk mi;ksx fdlh Hkh Worksheet esa u;k Column Insert djus ds fy, fd;k tkrk gSA
·       Worksheet : bl  Option dk mi;ksx fdlh Hkh Worksheet esa u;h Worksheet  Insert djus ds fy, fd;k tkrk gSA
·       Chart : bl  Option dk mi;ksx fdlh Hkh Selected Area dk Chart cuk;k tk ldrk gSA
·      Page Break : bl Option dk mi;ksx fdlh Hkh Page dks nks ;k nks ls vf/kd Hkkxksa esaa ckaVk tk ldrk gSA
·      Function : ;g ,d Wizard gSa] ftlesa Categories ds According vyx vyx Predifine Functions Available gksrs gSA ftudh t:jr ds vuqlkj mi;ksx fd;k tk ldrk gSA ;s Functions Date, Time, Financial, Mathical, Logical etc. Categories ds gksrs gSA
·       Symbol : Current Position ij Different Symbals dks Insert djokus ds fy, bldk mi;ksx fd;k tkrk gSA
·       Comments : fdlh Hkh Selected Text ij Comments nsus ds fy, bldk mi;ksx fd;k tkrk gSA
·       Picture : fofHkUu izdkj fd Picture vkSj Images ykus ds fy, bldk mi;ksx fd;k tkrk gSaA
·       Clip Art : Clip Art Gallary ls fofHkUu izdkj ds Clips vkSj Images dks Insert djokus esa bldk mi;ksx fd;k tkrk gSaA
·       Form File : fdlh nwljh Location ls Images vkSj Pictures Insert djokus esa bldk mi;ksx fd;k tkrk gSA
·       Auto Shape : Predifined Degins dks viuh File esa Insert djokus ds fy, bldk mi;ksx fd;k tkrk gSA
·       Word Art : Predefined Degins dh lgk;rk ls fofHkUu izdkj dh Text viuh File esa Insert djokus ds fy, bldk mi;ksx fd;k tkrk gSA
·       Chart : fofHkUu izdkj ds Data dks Graphs ds :I esa iznf”kZr djus ds fy, bldk mi;ksx fd;k tkrk gSaA\
·       Object… : bl Command dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh nwljs Software dk mi;ksx MS-EXCEL esa jgrs gq, dj ldrs gSA bl Option ij Click djus ij tks  Dialog Box iznf”kZr gksrk gSA mlesa vyx&vyx Application ij List gksrh gSA mlesa Application ij Click djus ls ml Software dh lHkh lqfo/kkvksa dk mi;ksx ge MS-EXCEL dj ldsxsaA ¼ Painting djus ds fy, dke esa ys ldrs gSA½
·       Hyperlink : bl Option dh lgk;rk ls ge nks Files dks vkil esa Connect dj ldrs gSA ¼nks Qkbyksa esa dke dj ldrs gSA½

FORMAT MENU
·       Cell : Format Manu dk ;g Option ,d Wizard gSA ftlds }kjk fdlh Hkh Cell ij fofHkUu izdkj dh Formatting dh tk ldrh gSA tSls & Number, Alignment, Font, Border, Patterns etc.
·       Row : blesa Row ls lEcfU/kr dqN Opation gksrs gsA tks fd fuEu izdkj gSA
1.     Height : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Row dh Height esa ifjorZu fd;k tk ldrk gSA
2.   Auto Fill : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Row dks Text ds vuqlkj Automatic Fit fd;k tk ldrk gSA
3.   Hide : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Row dh Hide fd;k tk ldrk gSA
4.   Unhide : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Hide dh xbZ Row dks Unhide fd;k tk ldrk gSaA
·       Columns :  blesa Columns ls lEcfU/kr dqN Options gksrs gSA tks fd fuEu izdkj gSA
1.     Width : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Column dh Width esa ifjorZu fd;k tk ldrk gSA
2.   Auto Fill : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Column dks Text ds vuqlkj Automatic Fit fd;k tk ldrk gSA
3.   Hide : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Column dh Hide fd;k tk ldrk gSA
4.   Unhide : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Hide dh xbZ Column dks Unhide fd;k tk ldrk gSaA
·       Sheet : blesa Sheet ls lEcfU/kr dqN Options gksrs gSA tks fd fuEu izdkj gSA
1.     Rename : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Worksheet ds uke esa ifjorZu fd;k tk ldrk gSA
2.   Hide : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Worksheet dh Hide fd;k tk ldrk gSA
3.   Unhide : bldh lgk;rk ls fdlh Hkh Hide dh xbZ Worksheet dks Unhide fd;k tk ldrk gSaA
·       Auto Format : blls ge viuh File ds Matter dks igys ls Set fd;s x;s Format esa Automatic Format djok ldrs gSA
·       Conditional Formattig : bl Option dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Condition ds vk/kkj ij Formatting djok ldrs gSA
·       Style : blls ge fofHkUu izdkj dh Style t:jr iMus ij vius Document ij Apply dj ldrs gSA lkFk gh lkFk ubZ Style cuk Hkh ldrs gSA

TOOLS MENU
·       Spelling & Grammar : blls ge vius }kjk xyr fy[kh x;h Spelling vkSj Grammar Mistake ds Suggestion izkIr dj mUgsa lgh dj ldrs gSA
·         Auto Correct : bl Option dh lgk;rk ls ge Shortcuts cuk ldrs gsA rFkk vius }kjk ckj&ckj fy[kh tkus okyh xyr Spellings dks Automatic lgh djok ldrs gSA
·         Track Changes : bl Option dh lgk;rk ls ge vius Document esa fd;k x;s fdlh Hkh izdkj ds Changes dks Highlight dj ldrs gSaA rFkk t:jr ds vuqlkj mu Change dks Accept or Reject fd;k tk ldrk gSA
·         Protection : bl Option dh lgk;rk ls ge viuh File dks Lock dj ldrs gSA ftlls dksbZ Hkh nwljk User gekjh File esa Work ugha dj ldsxkA
·         Goal Seek : bl Option dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Cell esa iz;ksx fd;s x;s Formula ds vuqlkj vU; fdlh Cell esa x.kuk djds ifj.kke izkIr dj ldrs gSA
·         Auditing :  bl Option dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Cell esa iz;ksx fd;s x;s Formula  & Values dh fofHkUu Option dh lgk;rk ls tkap dj ldrs gSA tSls& Trace Precedents, Trace Dependents etc.
·       Macro : bl Option dh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Matter dks Record djds j[k ldrs gSA ftls dh Hkfo’; esa mi;ksx esa fy;k tk ldrk gSA

DATA MENU
·       Sort : bldh lgk;rk ls ge viuh Table esa fd, x, dk;Z dks Ascending (A to Z) rFkk Decending (Z to A) ds dze esa O;ofLFkr dj ldrs gSA
·       Folter : bl Option dh lgk;rk ls ge Worksheet esa fn;s x;sa Data dks Filter dj ldrs gSA blesa ge Auto Filter Option dk iz;ksx djds Records dks Filter djoka ldrs gSA rFkk Show all Option dk mi;ksx djds lHkh Records dks iqu% ns[kk tk ldrk gSA
·       Form : bldh lgk;rk ls ge viuh Table esa u;k Record Add dj ldrs gSA ftl Ikj Table ds vuqlkj lHkh Formatting o Calculations vius vki gks tkrh gSA blds lkFk gh lkFk fdlh Hkh Record dks Delete Hkh fd;k tk ldrk gSA
·       Subtotal : fdlh cukbZ xbZ Table esa ls fdlh Speific Categories ds vk/kkj ij dh xbZ Total gh Subtotal dgykrh gSA vFkkZr bl Option dh lgk;rk ls ge viuh Table dh fdlh  Specific Category ds vk/kkj ij Subtotal dj ldrs gSA
·       Validation : fdlh Selected Area dks Numaric Range ds vk/kkj ij lhekcan djuk gh  Validation  dgykrk gSA vFkkZr ml Selected Area esa fn;k x;k Numaric v{kj u rks Range ls de gksxk vkSj u gh vf/kd gksxkA vxj ,slk gks rks Error ;k Stop Message dk mi;ksx fd;k tk ldrk gSA
·       Text to Columns :  bl Option dh lgk;rk ls fdlh ,d gh Sentence esa fy[ks x;s Text dks vyx&vyx Columns esa ckaVk tk ldrk gSA
·       Consolidate :  bl Option dh lgk;rk ls vyx&vyx Worksheets esa fy[ks x;s Text dks vyx&vyx Columns esa ckaBk tk ldrh gSA
·       Group & Outline : fdlh Hkh Worksheet dh Row & Columns ds vk/kkj ij Grouping djus ds fy,s bl Option dk mi;ksx fd;k tkrk gSA  

WINDOW MENU
·       New Window : bl Option dh lgk;rk ls ge viuh File dh ,d ubZ Window cuk ldrs gSA
·       Arrange All : bl Option dh lgk;rk ls ge Currently Open Window (File) dks ,d lkFk Arrange dj ldrs gSA
·       Split : bl Option dh lgk;rk ls ge viuh File dh  Window dks nks Hkkxks esa ckaV ldrs gSA

HELP MENU
·       Microsoft Office EXCEL Help :bl Option dh lgk;rk ls ge MS-EXCEL ls lEcfU/kr fdlh Hkh izdkj dh Help ys ldrs gSA
·       Show / Hide the Office Asistant : bl Option dh lgk;rk ls ge Office Assistant dks Show/Hide dj ldrs gSA
·       What’s This : bldh lgk;rk ls ge fdlh Hkh Option ij Click djds mlls lEcfU/kr tkudkjh izkIr dj ldrs gSA




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